Quản lý dòng tiền hiệu quả dành cho SMEs và các Start up

Giám sát và quản lý dòng tiền là một phần quan trọng khi vận hành kinh doanh. Đó là không phải là việc mà bạn có thể trì hoãn – nhưng thẳng thắn mà nói, quản lý dòng tiền là một công việc gây mệt mỏi và dễ khiến bạn mất tập trung vào đam mê kinh doanh của mình.

Quản lý dòng tiền không quá là khó khăn và hiểu nó là rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Không có gì quá bất ngờ với việc có tới 61% doanh nghiệp nhỏ đang gặp khó khăn trong việc quản lý dòng tiền của mình mỗi ngày.

Sự khác biệt giữa lợi nhuận và dòng tiền là gì?

Kinh doanh của bạn tạo ra lợi nhuận, nhưng bạn lại không có tiền mặt. “Chuyện gì đang xảy ra nhỉ?” – Có thể bạn đang tự hỏi. Hãy cùng NEEBank xem qua ví dụ đơn giản sau đây:

Hãy tưởng tượng bạn là một nhà thầu và bạn nhận một dự án trị giá 10,000$ sau khi hoàn thành. Bạn đã chi 4,000$ cho các vật liệu cần thiết để hoàn thành dự án. Vì vậy, trong tháng này, dù bạn đã hoàn thành dự án trị giá 10,000$ nhưng bạn đã chi ra 4,000$ và chưa nhận được khoản tiền nào về tài khoản của mình.

Tuy nhiên, bài toán lợi nhuận của bạn chỉ mới tính khoản chi nhưng chưa tính khoản thu, do đó lợi nhuận trong tháng này của bạn vẫn là 10,000$ – 4,000$ = 6,000$. Điều này không phản ánh đúng dòng tiền của bạn cho đến khi hóa đơn 10,000$ đã được thanh toán, có thể trong tháng sau. Khả năng có thể tính toán và vận hành kinh doanh của bạn cho tới lúc bạn nhận được thanh toán là rất quan trọng.

Câu nói “Doanh số là hư vô, lợi nhuận là sự sáng suốt nhưng tiền mặt mới là thực tế” chợt gợi lên trong đầu tôi ngay lúc này!

Tiền mặt là số tiền mà doanh nghiệp có thể sử dụng ngay lập tức, bao gồm tiền mặt bạn đang có trong tay, tiền lẻ và các số dư trong các tài khoản ngân hàng. Đây chính là tổng số tiền mặt hiện có trong dòng tiền của bạn; sự khác biệt giữa khoản bạn phải chi ra và những khoản bạn thu vào (hãy nhớ là giá trị này có thể là con số âm).

Lợi nhuận là số tiền lời (hoặc lỗ) phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Lợi nhuận không tính đến việc bán hàng được thực hiện bằng tiền mặt hay tín dụng. Do đó, lợi nhuận không phản ánh được thực tế số tiền mặt mà doanh nghiệp đang có. Tuy nhiên. 2 số liệu này vẫn đóng vai trò quan trọng và thể hiện nội dung khác nhau.

Vấn đề thường gặp của SMEs trong quản lý dòng tiền & phương pháp xử lý

Kiểm soát kho

Kiểm soát số lượng sản phẩm lưu kho, giống những công việc khác đòi hỏi sự cẩn thận trong quản lý.

Sản phẩm lưu kho quá ít, bạn sẽ không thể nào đáp ứng được nhu cầu đang tăng của khách hàng. Sản phẩm lưu khó quá nhiều, bạn sẽ phải quản lý dòng tiền của mình thắt chặt lại đi kèm với việc chi phí kho bãi sẽ tăng cao khiến cắt giảm chi phí hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Những khoản thanh toán khổng lồ

52% các khoản thanh toán của doanh nghiệp B2B được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản Ngân hàng. Điều này có nghĩa hầu hết dòng tiền của các doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc vào việc khách hàng thực hiện các khoản thanh toán thủ công theo điều khoản đã thỏa thuận.

Điều khoản thanh toán càng kéo dài sẽ khiến doanh nghiệp của bạn phải đợi chờ để nhận được khoản tiền mặt sau khi đã hoàn tất công việc. Trong khi doanh nghiệp của bạn đang chờ đợi các khoản thanh toán này, thì những chi phí phát sinh hàng ngày sẽ trừ thẳng vào số tiền mặt mà bạn đang hiện có.

Lấy ví dụ, doanh nghiệp của bạn trong tháng 6 này hoạt động rất tốt và hoàn thành xong các dự án, tuy nhiên khách hàng của bạn sẽ thanh toán vào tháng 8. Doanh nghiệp của bạn sẽ phải sử dụng số tiền dự trữ để hoạt động trong tháng 7 này.

Nếu có những sự cố xảy ra, chẳng hạn như cơ sở sản xuất của bạn bị cháy hay một thiết bị quan trọng nào đó bị hư hỏng và doanh nghiệp không có tiền mặt để xử lý những sự cố này và bạn sẽ phải sử dụng khoản tiền tiết kiệm của mình hoặc đi vay mượn. Đó là lý do mà việc quản lý dòng tiền khi kinh doanh là rất quan trọng!

Hãy cố gắng đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được tiền càng sớm càng tốt, ngay sau khi hoàn thành công việc.

Những điểm cần lưu ý:

• Bạn có biết khoảng thời gian trung bình để khách hàng của bạn thanh toán sau khi hoàn tất công việc?
• Bạn có thanh toán cho các nhà cung cấp quá sớm hay không?

Bội chi và quá tải hoạt động

Trong quá trình phát triển doanh nghiệp thì việc chi tiền sẽ rất khó kiểm soát. Các hoạt động quảng cáo Facebook, SEO, xây dựng thương thiệu, thiết kế Website,.. đây đều được xem là những việc quan trọng nếu bạn muốn phát triển kinh doanh của mình. Tuy nhiên, đừng quá hào hứng và chi quá nhiều vào các hoạt động này nếu bạn chưa lên kế hoạch tài chính.

Ngân sách chi tiêu cho phép bạn giám sát và kiểm soát việc doanh nghiệp còn bao nhiêu tiền mặt cho các hoạt động và khoản chi nào là không nằm trong ngân sách. Bạn phải nắm rõ được tác động của các khoản chi này tới dòng tiền của doanh nghiệp trước khi doanh nghiệp chi tiền.

Tương tự như vậy, quá tải hoạt động có thể gây bất lợi vì quá nhiều đơn hàng.

Nếu doanh nghiệp cần phải chi vượt quá khoản tiền mặt đang hiện có cho việc sản xuất, bạn sẽ cần dựa vào việc vay thấu chi hay các khoản vay tiền mặt khác. Nếu các khoản thanh toán không đúng hạn, doanh nghiệp có thể phải gồng mình để tích trữ tiền mặt; thậm chí thanh toán các khoản phạt do việc trễ hạn thanh toán khoản vay.

Doanh thu theo mùa

Doanh thu theo mùa có sức tác động rất lớn tới việc quản lý dòng tiền của doanh nghiệp. Nếu kinh doanh phát sinh nhiều doanh số trong các tháng cuối năm, bạn biết chắc rằng đây chính là thời điểm phù hợp để đầu tư vào các hoạt động quảng cáo, gia tăng sản lượng và lưu kho sản phẩm.

Nếu doanh nghiệp của bạn kinh doanh theo mùa; việc dự toán doanh thu các thời điểm trong năm sẽ giúp bạn sắp xếp và quản lý dòng tiền một cách hiệu quả.

Làm sao để cải thiện việc quản lý dòng tiền một cách hiệu quả

Quản lý dòng tiền trong kinh doanh là rất quan trọng để giữ cho hoạt động kinh doanh đi đúng hướng và hiệu quả. Có rất nhiều phương pháp để bạn có thể cải thiện việc quản lý dòng tiền trong kinh doanh. Hãy cùng NEEBank điểm qua:

Khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn

Thanh toán trễ hạn là vấn đề lớn nhất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang gặp phải. Theo khảo sát của Xero và Paypal, trung bình 48% các khoản thanh toán bị trễ hạn 14 ngày.

Nói theo cách khác, điều này có nghĩa là trung bình một doanh nghiệp tại Anh đang có một khoản tiền 23,360£ đang bị thanh toán trễ – tăng 17% so với năm 2018.

Sử dụng các phần mềm kế toán tự động sẽ giúp bạn thu các khoản thanh toán, nhờ các tính năng tự động gửi email nhắc nhở thanh toán và thêm các phương thức thanh toán linh động hơn cho khách hàng của mình.

Cắt giảm chi phí

Lợi ích của việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với các đơn vị cung cấp sẽ giúp bạn có thể thương lượng với họ về giá thành nhằm cắt giảm chi phí hoặc kéo giãn thời gian thanh toán.  Ngoài ra còn nhiều cách cắt giảm chi phí khác như: nghiên cứu sản phẩm (giá thành sản xuất thấp hơn), cắt giảm và tối ưu ngân sách quảng cáo (đầu tư vào Organic marketing, Inbound Marketing,..), cắt giảm việc sử dụng giấy tờ trong công việc hàng ngày,…

Với bài chia sẻ về cách kiểm soát và quản lý dòng tiền này, NEEBanker hy vọng bạn chọn ra được những nội dung phù hợp có thể ứng dụng trong hoạt động kinh doanh của mình!